Stock y almacenes. Correcta gestión del stock de una empresa logística

Cómo hacer una gestión eficiente de stock y almacenes

Si has llegado hasta aquí es porque quieres saber cómo hacer una gestión eficiente del stock y almacenes de la empresa. Y es que, una correcta gestión del stock y del inventario es una de las labores más importantes para conseguir un funcionamiento eficiente en el departamento de logística de cualquier empresa.

Ahora bien, ¿para qué sirve el control de stock? ¿En qué consiste el Sistema de Gestión de Almacenes? ¿Cómo se puede administrar la gestión de stock y la gestión del inventario de forma eficiente?

¿Qué significa la gestión de stock y de almacenes?

Definición de la RAE, de la palabra stock. ¿Cuál es su significado?

Antes de hablar sobre el control de stock y de almacenes es importante entender a qué nos referimos cuando decimos stock. La Real Academia Española de la Lengua (RAE) establece el término inglés stock como existencias y lo define como mercancías guardadas en un almacén. 

El control de stock puede ser uno de los factores más determinantes para cualquier comercio o empresa distribuidora. 

Es fundamental conocer el nivel de inventario y monitorizar su desarrollo. Para ello, se debe planificar, organizar y supervisar todas las mercancías de las que dispone la empresa en su almacén, es decir, controlar el flujo de las mercancías que entran y que salen.

Aunque parezca algo sencillo, este proceso de almacenamiento de productos es mucho más complejo, ya que incluye tanto las primeras materias como los productos terminados. 

A la hora de gestionar el nivel de stock de un almacén y una empresa debemos tratar de ajustar al máximo tiempo y rendimiento. Eso se consigue mediante una correcta organización de las existencias y el espacio. 

Es importante ser conscientes de que el stock disponible es un activo tangible y cuantificable y requiere de inversión. En este punto es donde encontramos el Sistema de Gestión de Almacenes (SGA), el cual permitirá aplicar un modelo de administración de almacenes acorde con las necesidades logísticas de la compañía. Si no se aplica un sistema de gestión y organización podría dar lugar a roturas de stock y sobrestock y, en consecuencia, descontrol y pérdidas. 

Stock económico o administrativo

El stock económico o administrativo es el conjunto de productos o materiales, propiedad de la empresa, que pueden estar tanto en almacenes como en tránsito, en proceso de fabricación, así como en exposición para la venta o destinados al propio consumo.

Stock físico

El stock físico es el producto, o conjunto de productos, propiedad de la empresa, y que están almacenados. Requiere de un proceso logístico.

→ Más sobre Flujos logísticos 

Diferencias entre gestión de almacén y gestión de stock

Ahora que ya sabemos a qué nos referimos cuando decimos stock, debemos conocer qué es exactamente un almacén. 

A diferencia del stock o mercancía, un almacén hace referencia a un espacio amplio que sirve como depósito y que está construido en hormigón y cuenta con estanterías, góndolas, así como con maquinaria (grúas y carretillas elevadoras). Los almacenes exigen una estructura física, aunque también existe la opción de almacenar al aire libre. 

Entre las principales diferencias destaca el nivel de complejidad de cada uno. La gestión de almacenes se centra en el ciclo operacional y los flujos logísticos. En cambio, el stock implica otras cuestiones como la administración, el inventario, proveedores…

Objetivos principales de la gestión del stock y almacenes. Herramientas necesarias para administrar el trabajo.

¿Cuáles son los objetivos de la gestión de stock y de almacenes?

Como en cualquier departamento, es fundamental disponer de las herramientas necesarias para poder gestionar y administrar el flujo de trabajo que reducen el riesgo. Ahora bien, ¿qué pasa cuando se tiene un catálogo de productos extenso? 

En el caso de los departamentos logísticos de preparación de pedidos, los productos o mercancías son la pieza clave de su día a día. Es importante ser conscientes del papel que juega diseñar e implementar una gestión de stock eficiente. 

Entre sus principales objetivos destacan: 

  • Establecer un inventario suficiente para evitar la falta de materias primas u otros suministros. 
  • Minimizar la inversión en stocks, con el fin de reducir y optimizar al máximo los costes de almacenamiento.
  • Conocer el volumen óptimo de pedidos para establecer un equilibrio entre el nivel de existencias mínimo y las necesidades de la compañía. 
  • Implementar un sistema de comunicación que permita notificar y reportar entre las secciones implicadas (departamento de compras, contabilidad…) informes sobre inventarios y valor de existencias. 

Los principales tipos de stock son las materias primas, productos semiterminados, productos terminados, bienes de equipo y recambio, productos defectuosos y obsoletos y residuos.

Principales tipos de stocks

Existen muchos tipos de stock:

  • Materias primas. Son todos aquellos productos que sirven para la fabricación. Se guardan en los almacenes para utilizarse durante la producción.
  • Productos semiterminados. Producción que están a la espera de continuar con la siguiente fase del proceso de fabricación.
  • Productos terminados. Son el resultado del proceso productivo que está listo para ponerse a la venta. 
  • Bienes de equipo y recambios. Estos productos son piezas de sustitución que serán utilizadas cuando la maquinaría de producción se deteriore.
  • Productos defectuosos u obsoletos. Como su nombre indica, son productos defectuosos por fabricación o que ya han quedado anticuados. 
  • Residuos. Son desechos que se generan en el proceso productivo y que pueden aprovecharse en cierto modo. 

Los almacenes se clasifican según su función, según su organización operativa y según criterio

3 clasificaciones de stock 

Los stocks o mercancías pueden clasificarse de diferentes maneras, en función de las necesidades de cada negocio, compañía o empresas logísticas. Estas pueden ser:

1 – Stock según su función

  • De alerta. Sirve como indicador que avisa para reponer con previsión. 
  • Especulativo, estacional y de ciclo. Son productos que sirven para atender la demanda de los clientes. 
  • Inactivo. Es aquella mercancía que se intuye que no se va a vender, por lo que se suele eliminar para no ocupar espacio innecesariamente ni perder dinero. 
  • Mínimo. Son las existencias mínimas que se necesitan para atender a la demanda de los clientes sin quedarse a cero. 
  • Máximo. Es el límite de existencias máximas que puede soportar el almacén sin tener pérdidas ni colapsar el almacenamiento. 
  • De seguridad. Aquí se incluyen aquellos productos de los que se prevé que haya una alta demanda o puedan suponer un retraso en lo que se ha solicitado. 
  • Sobrante. Son aquellos productos que se han acumulado y ya no se venden. Suelen ponerse en oferta para evitar acumulación de stocks
  • En tránsito. Son las mercancías que siguen estando presentes en el proceso de producción o comercialización. 

2 – Stock según organización operativa

  • Óptimo. Son las existencias que ofrecen una máxima rentabilidad con los costes de almacenaje ya descontados. 
  • Cero. Vinculado al modelo de producción Just-in-Time (JIT). Este stock solo se produce bajo demanda, en función del producto y cantidad concreta solicitada.
  • Físico. Es aquel número de existencias disponibles en el almacén en un momento concreto. 
  • Neto. Es el resultado de restar al stock existente la demanda no satisfecha. 

Definición de la RAE de stock neto

  • Disponible. Es el resultado de sumar al stock existente los pedidos en curso a proveedores menos los pedidos a clientes. 

Definición de la RAE de stock neto

3 – Stock según un criterio

Existen muchos criterios con lo que basar la clasificación en un almacén:

  • Ubicación de los productos.
  • Fecha de caducidad o vida útil de los productos.
  • Disponibilidad de los productos.
  • Peso y volumen de los productos. 

→ Más sobre Consejos para la gestión de almacenes

Los modelos de gestión de stock son: just in time, Modelo ABC, modelo LIFO, modelo FIFO y modelo Wilson o EOQModelos de gestión de stocks

Just-in-time (JIT)

Este modelo de gestión se centra en la demanda. Solo se fabrica previo pedido, de manera que permite ahorrar costes de almacenamiento, depreciación del producto…

Modelo ABC

Este método de gestión se basa en agrupar las mercancías por grupo. Dichos grupos quedarán establecidos en función de la demanda de los productos.

  1. Grupo A: incluye los productos con mayor demanda y con mayor movilidad dentro del almacén. Suponen el grueso de las ventas por ser el producto más solicitado. En consecuencia, debemos reservar para ellos un espacio que permita una agilización en el acceso a ellos. Lo ideal es situarlos en las zonas cercanas a la salida del stock y organizarlos de la forma más accesible que se pueda. Con ello, conseguiremos reducir los costes de desplazamiento dentro del almacén al hacer que las mercancías que más se mueven rentabilicen los transportes.
  2. Grupo B: son productos que tienen menos demanda que los anteriores y ocuparán zonas más retiradas por ser más ocasional el acceso a ellas.
  3. Grupo C: son las que menos demanda tienen y pueden suponer menos de un 10% de la misma. Reservaremos para ellas las zonas más alejadas por lo que no sufrirán cambios y repercutirán lo menos posible en el movimiento de mercancías.

LIFO

El método LIFO recibe su nombre de sus siglas en inglés. Quiere decir last in first out. Es decir, el último en entrar es el primero en salir. Suele emplearse para optimizar procesos en los que el cambio de mercancías debe ser rápido a petición de los potenciales clientes.

FIFO

El método FIFO viene de first in first out y suele emplearse para productos de carácter perecedero. Así, el primero que entró debe ser el primero en salir ,precisamente, para evitar su caducidad. Con él conseguimos un control perfecto del flujo de stock y evitamos la pérdida de producto por tiempos excesivos de almacenaje.

Modelo Wilson o EOQ

El Modelo Wilson o EOQ (Economic Order Quantity – Cantidad económica de pedido, en su traducción al castellano) sirve para optimizar el volumen de compra de cualquier producto necesario, especificando cuándo hay que realizar un pedido a un proveedor y en qué cantidad.

  • Q= cantidad óptima de pedido
  • D= demanda anual de la materia prima en cuestión
  • K= coste de realizar cada pedido
  • G= coste de almacenamiento de una unidad en el almacén en una cantidad de tiempo determinado

Ecuación explicativa del Método Wilson

Proporción 80/20

Se considera que el 80% de los beneficios de un catálogo proviene del 20% de los productos. Es necesario establecer unas prioridades de stock y vigilancia sobre ciertos productos en función de su importancia y ritmo de ventas.

→ Más sobre Herramientas Supply Chain Management que debes conocer

Los factores a tener en cuenta en la gestión de stock son: mecanización necesaria, trazabilidad de los envíos y supply chain management

Otros factores a tener en cuenta en la gestión de stock 

Decide cuánta mecanización es necesaria

La mecanización puede ser un factor clave a la hora de gestionar un stock correctamente. En algunos casos la movilidad manual es la idónea; en otros, la máxima mecanización de los procesos es la ideal. Debemos escoger el método que más nos convenga para evitar factores como la ley de rendimientos decrecientes. Un exceso de mecanización puede perjudicar a factores como espacio y potenciales costes de almacenamiento o inversión.

Lo mismo vale si en lugar de sumar factores mecánicos, sumamos demasiada mano de obra. El equilibrio es fundamental a la hora de gestionar el stock. Si fuera necesario, sopesa la introducción de máquinas para transportar mercancías, máquinas envolvedoras, cintas transportadoras o un sistema integral de check in y check out con software de control.

Entre los software utilizados para la gestión de stock destacan:

  • SAP. Permite controlar los recursos humanos,productivos, logísticos, financieros…Este sistema se relaciona con los sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales).
  • Excel. La infinidad de plantillas y tablas programadas mediante fórmulas permite elaborar inventarios con múltiples criterios que faciliten la actualización de la mercancía en tiempo real. 
  • Otros programas gratuitos online y de pago. Existen softwares que incluyen la opción de registrar el stock de la empresa y guardarlo en “la nube”. 

→ Más sobre Las 6 mejores prácticas de inventario

Trazabilidad externa de los envíos

Trazabilidad externa de los envíos

Otro de los aspectos a tener en cuenta en la logística de cualquier tipo de mercancía es el sistema de trazabilidad externa en los envíos. En la actualidad, es muy común utilizar el sistema RFID, es decir, identificadores por radiofrecuencia. Son ideales para trackear los envíos en tiempo real y así analizar todo el recorrido. Además de ser un activo para la empresa, permite a los clientes disponer de información detallada sobre la localización del pedido. 

Un supply chain management debe coordinar

Una de las funciones más importantes que debe llevar a cabo un profesional del supply chain management es coordinar todos los procesos posibles. Sin embargo, a la hora de gestionar un stock correctamente esto también incluye a otros clientes con los que vamos a involucrarnos. Por ello, implementa la comunicación para conseguir optimizar al máximo el proceso. Puede ayudarte a llevar un control mucho más eficiente de todos los factores mencionados. 

Sugerimos añadir este enlace, para favorecer el enlazado y la navegación por más tiempo del usuario.

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