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Project Manager y Herramientas de Gestión de Proyectos

Cada vez es más frecuente que las empresas demanden figuras como la del Project Manager o gestor de proyectos. En los últimos años, se ha popularizado, pero esta profesión lleva más de 70 años existiendo. ¿A qué se debe su auge? Para poder entender la importancia del project manager en las empresas hay que entender los factores que están impactando en su relevancia dentro de las organizaciones.

Entornos VUCA y avances tecnológicos, los retos del project management

Una de las principales razones del alto número de proyectos que tienen los negocios ha sido la complejidad tecnológica que está caracterizando la sociedad actual. Los cambios cada vez son más grandes, rápidos y complejos. Vivimos en un entorno VUCA y esto provoca que se necesiten desarrollar productos y servicios que den respuesta a estos nuevos entornos ágilmente.
Ahora, el Project Manager ya no solo es un mero gestor de proyectos que asegura el cumplimiento de los hitos y fases, sino que además juega un rol de consejero y asesor.

Es tal la importancia del Project Manager para las empresas que se ha vuelto una pieza experta en conocimiento de procesos, productos y servicios y un especialista en alinear el proyecto con el plan estratégico de las compañías.

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¿Cómo ha impactado la volatilidad e inestabilidad en las empresas?

La tecnología ha invadido nuestras vidas y con ellas las posibilidades de desarrollo. En el último año, tras la pandemia, ha surgido la necesidad de digitalizar los sectores para la supervivencia de los negocios. Se ha pasado de una opción a una obligación si se quiere sobrevivir en el mercado.
Ha supuesto un gran esfuerzo para que todos los sectores sean capaces de adaptarse a las nuevas necesidades a través de la transformación digital de sus productos y servicios. Se han tenido que dedicar muchos recursos en esos procesos, por lo que el número de demandas de project managers se ha visto incrementado.

Estos proyectos han supuesto períodos de entrega muy cortos para que las empresas pudieran subsistir, por lo que el auge de las metodologías agile se ha visto incrementado.

El papel de la formación en la gestión de proyectos

Uno de los datos más destacados a la hora de analizar el porqué de la importancia del perfil de los project managers es que más de la mitad de los project leaders apenas tiene formación específica en gestión de proyectos. La mayoría tiene carreras técnicas en ingenierías y otras disciplinas y cuentan con experiencia, pero no tienen formación específica enfocada a la gestión y dirección de proyectos.
Otro de los motivos por los que estos perfiles se están popularizando dentro del mercado es que sus sueldos suelen ser considerablemente altos si los candidatos cuentan con esa formación o titulación específica. Solo el 30-40 % de los gestores de proyectos están titulados en la materia.

¿Qué es un Project Manager?

El Project Manager es el encargado de hacer que un proyecto se haga realidad. De transformar ideas en realidad.

Para hablar de la figura del Project Manager, deberemos conocer el ámbito en el que trabaja dentro de la empresa, el departamento u oficina de Project Management (Project Management Office – PMO, en inglés).

Dentro de la organización, esta disciplina juega un papel fundamental, ya que es la encargada de establecer, organizar y dirigir las fases de cualquier proyecto, optimizando los recursos asignados. Durante las fases del proyecto, el Project Manager puede encontrarse con limitaciones como el alcance, el tiempo, la calidad y/o el presupuesto. Estos factores suponen todo un reto en la gestión, y es por ello por lo que requiere un perfil activo, ágil y actualizado con las nuevas tendencias y tecnologías. Además, deberá ayudar a alinear los objetivos del proyecto con la estrategia empresarial, así como adaptarla a la realidad del mercado y sus competidores. Si quieres saber más, descubre cómo debe gestionar un Project Manager la transformación digital en tiempos de crisis.

Así pues, el perfil del PM implica saber dirigir proyectos complejos, multidisciplinares y transversales, combinando conocimientos, tecnología y procesos.

PMI: ¿QUÉ ES?

El Project Management Institute (PMI) se fundó en Pensilvania en el año 1969, y es una organización sin ánimo de lucro dedicada a normalizar la gestión de proyectos en las industrias. Es la más grande del mundo, y contar con su metodología supone un salto cualitativo como Project Manager. Los estándares y certificaciones del PMI se reconocen en 180 países, lo que permite unificar criterios para proyectos internacionales aplicando sus directrices.

¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES DE UN GESTOR DE PROYECTOS?

El gestor de proyectos o Project Manager (PM) es uno de los perfiles profesionales más demandados en la actualidad. Su auge y popularidad reside en la necesidad de cumplir con los requisitos que cada proyecto requiere en tiempo récord, a la vez que este se va adaptando a las necesidades y oportunidades que el mercado volátil y cambiante va ofreciendo.

Entre sus principales funciones destaca:

1. PLANIFICACIÓN

El PM debe crear un plan o guía con el que articular el proceso del proyecto, teniendo en cuenta en todo momento los objetivos, el presupuesto y los plazos de entrega establecidos.

2. LIDERAZGO

Como con toda gestión de equipos, el PM no trabaja solo, sino que cuenta con colaboradores que harán posible la ejecución y desarrollo de ese proyecto. Es por ello por lo que este perfil debe tener grandes dotes de comunicación, liderazgo y don de gentes. Debe ser capaz de establecer unas metodologías colaborativas con las que poder realizar reuniones breves para ir conociendo el desarrollo de cada fase del proyecto, así como saber los inconvenientes u obstáculos que vayan surgiendo durante el proceso de ejecución.

3. GESTIÓN DEL TIEMPO

Como con cualquier plan, la persona responsable, en este caso el PM, debe saber distribuir las tareas pendientes y hacer seguimiento de estas con celeridad para poder cumplir así con los tiempos establecidos de entrega. Por ello, es importante que el PM sea un experto en la gestión de riesgos y en la planificación de contingencias. Que cualquier fase del proyecto sufra un retraso puede suponer que la entrega final se posponga, por lo que puede traducirse en pérdidas de dinero.

4. EJECUCIÓN

Como responsable del proyecto, el PM es el encargado de supervisar la ejecución del mismo y velar por el cumplimiento de los plazos de entrega y objetivos marcados.

5. PRESUPUESTO

Uno de los aspectos más importantes, junto con los plazos de entrega, es el presupuesto. El PM tiene el reto de ceñirse al máximo a los presupuestos, por lo que cualquier retraso o imprevisto puede afectar a la asignación de fondos para cada fase.

6. DOCUMENTACIÓN

Cada PM debe ser capaz de medir y analizar el desarrollo y progreso del proyecto. Para ello, es importante que documente todas las fases y las acciones relevantes para tener así referencias para el futuro. Cualquier informe, verbal y/o escrito debe quedar registrado.

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7. MANTENIMIENTO

Aunque a priori no parezca una de las funciones más destacadas, es importante que exista un plan de mantenimiento continuo con el que hacer seguimiento hasta la entrega final del proyecto y por si surgen problemas a posteriori.

COMPETENCIAS

Como buen controlador de proyectos, el Project Manager debe asegurar que el proyecto asignado cumpla con los objetivos marcados. Para ello, el PM debe tener:

  1. Comunicación efectiva. Como pasa con cualquier trabajo en equipo, es fundamental saber comunicarse con los compañeros y transmitir los objetivos del proyecto de la manera más eficiente.
  2. Pensamiento crítico. Como en cualquier gestión, es importante tener un pensamiento analítico para ser objetivos a la hora de analizar y evaluar futuros problemas.
  3. Atención al detalle. Controlar los factores que inciden en un proyecto puede ser clave para que su efectividad. Para ello, el PM debe contemplar posibles limitaciones como el alcance, el tiempo, la calidad y/o el presupuesto para conseguir alcanzar el éxito del proyecto.
  4. Tolerancia al estrés. Gestionar equipos no es tarea fácil, al igual que tampoco lo es llevar adelante un proyecto. El PM debe tener templanza y saber tolerar el estrés, puesto que a lo largo del proceso se encontrará con imprevistos que harán virar la dirección del proyecto inicial para adaptarse a las nuevas circunstancias.
  5. Saber delegar y escuchar. Un PM no debe ser un jefe, sino un líder. Es importante que, como referente del proyecto, sepa escuchar a otros miembros del equipo, así como delegar las tareas. Crear cohesión de equipo y valorar las aportaciones del resto de integrantes es lo que hará que el proyecto sea exitoso.
  6. Capacidad de negociación y gestión del conflicto. Posiblemente, sea una de las capacidades más prácticas en cuanto a la optimización del proyecto. Planificar presupuestos y hacer que los proveedores se ajusten a las estimaciones, no es tarea fácil. Hay que tener don de gentes y saber llegar a acuerdos sin que esto repercuta en el proyecto.
  7. Identificación de necesidades y oportunidades. Como perfil estratégico, el PM debe estar atento para descubrir las necesidades que hace falta cubrir y las oportunidades que pueden ayudar en el desarrollo del negocio.
  8. Proactividad. Una de las cualidades más valoradas es que sea proactivo. Dirigir y gestionar proyectos implica tener en cuenta muchos prismas, por lo que requiere que el PM sea multitask.
  9. Adaptabilidad y flexibilidad. Al tratarse de proyectos que dependen de agentes internos y externos, esto hace que aparezcan imprevistos, limitaciones o situaciones inesperadas. Es crucial que el PM sea capaz de adaptarse a ellas de forma flexible para que el proyecto llegue a buen puerto.

¿CUÁL ES EL SALARIO MEDIO DE UN PROJECT MANAGER?

¿Cuánto puede cobrar un Project Manager? Esta es una de las preguntas más frecuentes sobre esta profesión y, como pasa en general, todo es relativo. Si bien es cierto que este perfil es uno de los más codiciados por las empresas, su rango salarial está condicionado por factores como el país en el que se ejerza o las certificaciones de las que disponga, como la Certificación de Project Management Professional (PMP®), la Certification Associate in Project Management (CAPM), y también la Certificación International Project Management Association (IPMA).

La retribución media de un Project Manager en España, con 3 a 4 años de experiencia, oscila entre 40.000 a 48.000€ como salario bruto anual. En el caso de un perfil senior, el salario puede llegar hasta los 80.000€ brutos anuales.

Conoce los resultados de la encuesta realizada por el Project Management Institute en la que se analizan los países con mayor tasa de empleabilidad, el rango de salarios, y los tipos de perfiles con mayor salida profesional.

Metodologías Waterfall, Agile, Scrum y Kanban: tradición vs. Innovación

La gestión de proyectos clásica se ha caracterizado siempre por una ejecución de las fases del proyecto secuencial. Primero, se tiene que fijar un objetivo y luego se definen los requerimientos que se espera que tenga ese proyecto. Una vez hecho, se elabora la fase de planificación y se construye la solución que será entregada al cliente.

Este tipo de proyectos se caracteriza por contar con plazos de entrega largos y por ofrecer pocas posibilidades de mejora en las entregas. Estos dos aspectos hacen que en muchos casos la solución proporcionada ya no dé respuesta a las necesidades porque estas han evolucionado a gran velocidad y ya no hay margen de mejora para reajustar el proyecto a esta nueva situación. 

METODOLOGÍA AGILE

Ante los retos que presenta la metodología Waterfall en cuanto a plazos de entrega, surgen las metodologías agile. Estas nuevas formas de gestionar proyectos permiten optimizar las entregas, reduciendo los tiempos y aportando así más dinamismo y agilidad al proyecto.
Una vez se tiene el objetivo del proyecto, se divide en pequeñas fases y se jerarquizan en función del valor que tiene cada parte para el cliente. A esto se le conoce como MVP.

Estos microproyectos son realizados entre 2/ 3 semanas, máximo un mes. Durante ese tiempo se desarrolla la característica trabajada y se le entrega al cliente. Esto permite ir validando que la solución que se está definiendo y construyendo al mismo tiempo le es útil a los clientes y ayuda a ir mejorando los requerimientos de la siguiente fase o sprint. En este caso, sí existe margen de mejora, por lo que el proyecto puede ir virando en función del feedback que se va obteniendo con los entregables.

Las metodologías Agile son una práctica muy común en las start-ups. En cambio, resulta algo nuevo y desconocido para las empresas ya consolidadas, ya que siempre han basado sus estructuras y recursos en metodologías tradicionales. La transición a las metodologías ágiles requiere de una gran inversión y un cambio en la cultura empresarial. Para muchas empresas, resulta todo un reto.

METODOLOGÍA SCRUM

Jeff Sutherland es el creador de la metodología Scrum, un marco de trabajo que alinea a todas las personas que forman parte de un proyecto para fomentar el trabajo productivo de manera ágil y rápida.
Esta metodología trabaja con el ciclo de vida iterativo e incremental y fue creada para facilitar la agilidad empresarial y la productividad. Con Scrum, las entregas se realizan de forma parcial (sprint), y con entregas regulares del producto final. Permite reducir los riesgos que puedan surgir durante el desarrollo gracias a los entregables con los que se obtienen resultados de forma inmediata y hace posible que se adapten los requisitos en función de las prioridades del cliente.

Así pues, la metodología Scrum se caracteriza por la innovación, la flexibilidad, la competitividad y la productividad.

Ventajas y desventajas de la metodología Scrum

Las metodologías ágiles han llegado para quedarse, pero es importante que como gestores de proyectos sepamos aplicar las metodologías óptimas en función de la complejidad y características de los proyectos.

  • Aplica buenas prácticas del trabajo colaborativo.
  • Ciclo de vida iterativo e incremental.
  • Entregas regulares y parciales.
  • Ideal para proyectos complejos.
  • Corrección periódica de errores.
  • Reuniones periódicas para fomentar la comunicación y transparencia del proceso, lo cual permite realizar revisiones.
  • Los requisitos y las soluciones evolucionan y se adaptan a las necesidades que se vayan presentando.
  • Facilita las soluciones óptimas a los riesgos o problemas que puedan surgir durante el desarrollo del producto.
  • Metodología ágil más prestigiosa.
  • Hace énfasis en el trabajo en equipo.

Desventajas del SCRUM

  • Solo funciona con equipos reducidos que tengan objetivos concretos.
  • Implica una clara división del trabajo para cada etapa del proyecto y una lista de tareas con definiciones específicas.
  • Los integrantes del equipo Scrum deben contar con una alta cualificación y/o formación.

Los principales roles del método Scrum

En los equipos Scrum encontramos diferentes perfiles que hacen que se consigan los objetivos del sprint. Se recomienda que el equipo esté integrado entre 3 a 9 miembros, más el Scrum Master y el Product Owner. Dentro de la metodología Scrum encontramos los siguientes roles:

  • Stakeholders. Son todas aquellas personas, organizaciones o empresas que tienen relación directa (primarios) o indirecta (secundarios) con el proyecto.
  • Product Owner. Es la persona encargada de intermediar entre el cliente y el equipo de desarrollo. Según el valor del negocio o del cliente se priorizarán los requerimientos. Con ello, además de jerarquizar los objetivos, también maximizará el trabajo desarrollado por el equipo Scrum.
  • Scrum Master. Este perfil es el facilitador dentro del equipo de desarrollo. Se encarga de eliminar los obstáculos encontrados durante el proceso. También debe velar porque el equipo siga los valores, principios ágiles y reglas de los procesos Scrum. Debe sacar un alto rendimiento al equipo de trabajo.
  • Scrum Team o equipo de desarrollo. Integrado por 3-9 miembros cualificados son las personas encargadas de desarrollar las tareas definidas en el Product Backlog. Se caracteriza por ser un equipo estable, ágil, autogestionado, multidisciplinario y con responsabilidad compartida.

¿QUÉ ES KANBAN Y PARA QUÉ SIRVE?

La metodología Kanban debe su nombre al japonés y significa “Tarjeta Visual” (‘kan’ es visual y ‘ban’ tarjeta).
Así pues, es un marco de trabajo que permite una rápida gestión visual de cualquier flujo de trabajo, la cual también se alinea con los conceptos del Manifiesto Ágil.
Este proceso también requiere una comunicación en tiempo real de los miembros del equipo y se basa en clasificar las tareas en sub status, con el fin de determinar los niveles de productividad en cada fase del proceso. Para poder aplicarlo es necesario un tablero de tareas que permita mejorar y mantener un ritmo de trabajo sostenible.

La metodología Kanban tiene como lema” Stop starting, start finishing”, es decir, prioriza las tareas en curso frente a empezar otras de cero. La estructura básica de un tablero Kanban es: pendiente, en proceso y hecho (To Do – In Progress – Done).

Características de la metodología Kanban

El método Kanban simplifica la planificación y la asignación de responsabilidades que se representan en el tablero del flujo de trabajo. Se caracteriza por:

  • Planificación y control de las tareas.
  • Transparencia, ya que todo el mundo conoce su tarea y en qué momento del ciclo se encuentra.
  • Alto rendimiento del equipo de trabajo.
  • Métricas más visuales gracias al uso de las tarjetas.
  • Aporta gran flexibilidad, porque permite tener capacidad de respuesta ante tareas imprevistas gracias a la planificación y seguimiento de las mismas.
  • Entrega continua y menos cuello de botella.

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

Antes de nada, es importante saber qué es realmente un software de gestión de proyectos y cuáles son sus beneficios y potencialidades para el negocio.
Estas herramientas tienen una capacidad de gestionar proyectos que te permiten marcar una, pueden marcar la diferencia competitiva para las empresas si son utilizadas eficientemente. Y es que, según una estadística de Project.co el 95% de las personas siente que tener una lista de gestión de proyectos y tareas para hacer cada día es bueno para su salud mental, y el 96% de las personas siente que los hace más eficientes y productivos. ¿Qué quiere decir esto? Es crucial implementar sistemas de gestión de tareas en los que se potencie la comunicación y la accesibilidad a la información entre todos los integrantes del equipo.

Mediante software de gestión se puede organizar, centralizar, calendarizar y asignar las tareas y actividades que componen un proyecto según su prioridad. Esto permite agilizar los procesos y asegurar que los colaboradores involucrados sean capaces de cumplir con los objetivos marcados en cada etapa y sentirse así realizados. Además de minimizar riesgos y optimizar el tiempo, el dinero y los recursos humanos.

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Aunque parezca algo obvio, muchas empresas aún no aplican este tipo de herramientas en su gestión de proyectos y esto provoca, en muchas ocasiones, falta de comunicación entre los colaboradores y procesos ineficientes, dando así malos resultados.

Además de organizar las actividades y tareas, los software de gestión permiten hacer previsiones y calendarizaciones de las fases y etapas que cada proyecto requiere. Esto es de vital importancia para cumplir con los requisitos y objetivos marcados al inicio.

 

 

Los 5 mejores softwares

Ahora que ya has podido ver el potencial que tiene una buena gestión de proyectos te presentamos los 5 mejores softwares de pago y gratuitos para facilitar el trabajo colaborativo con el resto de miembros del equipo y el PM:

ASANA

Posiblemente sea una de las más populares en todo el mundo. Esta herramienta permite gestionar proyectos de forma ágil. Está presente en 192 países y su interfaz es muy amigable para cualquier usuario. Permite visualizar en tableros, cronogramas y listas. Otra de sus ventajas es que permite personalizar plantillas y automatizarlas para futuros proyectos. Aunque es de uso gratuito, cuenta con una versión de pago con la que poder personalizar campos de proyectos y gestionar trabajos con más de 15 empleados a partir de 10,99 euros.

JIRA SOFTWARE

Este gestor de incidencias y errores es una herramienta enfocada a la gestión de proyectos del sector del software. Aun así, es aplicable a cualquier tipo de negocios. Es otra herramienta para gestionar procesos ágiles y entre sus ventajas ofrece informes y análisis, roadmaps, aplicación de móvil integrada, backlogs de proyectos así como la personalización de los flujos de trabajo. Ofrece tanto la modalidad gratuita como la de pago.

MICROSOFT PROJECT

MS Project o Microsoft Project es otra de las herramientas más utilizadas. Lanzada en 1988 y perfeccionada con el paso del tiempo, este software permite tener una visión global de la propuesta y agiliza la toma de decisiones. Tiene una interfaz amigable y ofrece múltiples opciones de colaboración entre los integrantes de los proyectos, aunque el principal inconveniente es que no es un software multiplataforma, es decir, solo funciona con Microsoft.

MONDAY

Aunque la versión gratuita sea algo limitada, Monday es una de las plataformas de gestión y seguimiento de tareas más potentes del mercado. Su fácil acceso, el monitoreo del equipo, así como su fácil integración con otras herramientas permite optimizar el trabajo colaborativo con el resto de miembros del equipo. Además, ofrece plantillas de dashboards según el área de negocio y necesidades específicas de cada cliente.

SLACK

Esta herramienta es perfecta para mejorar la comunicación entre los colaboradores del equipo. Es un software gratuito, compatible con otras aplicaciones y cuenta con una interfaz amigable. Como en la mayoría de casos ofrece una versión gratuita y una de pago con la que las funcionalidades y potencialidades de la herramienta aumentan.

Si te ha parecido interesante el artículo y quieres saber más sobre cómo gestionar proyectos no te puedes perder el posgrado en Dirección y Gestión de Proyectos de Euncet Business School.